Jetzt reicht es! „Arbeitnehmer dürfen sich ja heute fast alles erlauben – und der Arbeitgeber zahlt hohe Abfindungen, wenn er sich dann doch mal zur Kündigung entscheidet“, beschweren sich Personalverantwortliche und Geschäftsführer. Doch sind Arbeitgeber wirklich so machtlos? Dies haben wir unsere Rechtsanwältin Elisabeth Schwartländer-Brand (ESB) und unseren Rechtsanwalt Markus Werner (MW) gefragt. Beide beraten seit vielen Jahren unsere Speditionen- und Logistikunternehmen und kennen die Situation.
Ist es tatsächlich so, dass Arbeitgebern die Hände gebunden sind, wenn zum Beispiel Mitarbeitende ständig rauchen, ohne auszustempeln?
ESB: Zuerst muss man mal prüfen, ob der Mitarbeitende wirklich etwas falsch gemacht hat. Im Beispiel mit dem Ausstempeln beim Rauchen: Gibt es hier überhaupt eine klare Anweisung oder vielleicht eine Betriebsvereinbarung, wonach beim Rauchen auszustempeln ist? Gilt diese für alle? Kennen die Mitarbeitenden sie tatsächlich? Wird sie im Alltag so umgesetzt? Daran hapert es oft. Wenn es mal so und mal so gehandhabt wird, oder es „eigentlich“ eine Regelung gibt, an die sich aber seit Jahren keiner hält, dann hat der Arbeitgeber schon keine Regelung gesetzt, folglich hat der Mitarbeitende mit seinem Verhalten gar nicht gegen eine Regel verstoßen. Dies übersehen viele Betriebe. Also: erst mal klare Regeln schaffen und auch kommunizieren! In Sachen Rauchen kann der Arbeitgeber zum Beispiel jederzeit, auch einseitig, anordnen, dass ab sofort auszustempeln ist. Wenn er das anordnet, muss er es aber auch nachhalten.
Was bedeutet das?
ESB: Er muss konsequent die Einhaltung der neuen Regelungen durchsetzen, das heißt die Mitarbeitenden zunächst informieren, beim ersten Verstoß vielleicht noch mündlich ermahnen, bei weiteren Verstößen aber sehr schnell eine Abmahnung aussprechen.
Ist das nicht mit Kanonen auf Spatzen geschossen?
MW: Das denken viele Arbeitgeber – die Abmahnung ist aber bei Fehlverhalten das wichtigste rechtliche Instrument des Arbeitgebers. Sie bedeutet eine klare Ansage an die Mitarbeitenden: Wir haben diese Regeln, die wollen wir durchsetzen, und wir möchten, dass du dich daran hältst. Tust du das nicht, setzt du deinen Job aufs Spiel. Damit haben die Mitarbeitenden die Chance, sich korrekt zu verhalten, und sie merken, dass es dem Arbeitgeber ernst ist mit dieser Regel. Im Idealfall ändern die Mitarbeitenden ihr Verhalten – in unserem Beispiel stempelt er also zukünftig aus zum Rauchen. Dann hätte die Abmahnung ihr Ziel erreicht.
Das klingt einfach …
MW: Naja, es gehört auf Arbeitgeberseite schon einige Disziplin und Konsequenz dazu: Viele Mitarbeitende werden – um beim Beispiel zu bleiben – weiterhin nicht ausstempeln, weil sie es noch nie gemacht haben. Sie glauben vielleicht sogar, ein Recht aus betrieblicher Übung zu haben, was nicht stimmt. Hier muss ein Arbeitgeber, der ein Verhalten durchsetzen will, erst einmal für ein paar Monate konsequent sein, kontrollieren und dann auch wirklich Abmahnungen schreiben. Wenn man also den Willen oder die Manpower nicht hat, Kontrollen durchzuführen und dann auch tatsächlich abzumahnen, sollte man solche Regelungen überdenken.
Aber so eine Regelung schadet doch nicht? Was bedeutet das?
ESB: Na ja, was die Glaubwürdigkeit des Arbeitgebers bei den Mitarbeitenden angeht, schon. Der Arbeitgeber kommuniziert ja etwas: Wenn er Regelungen nicht durchsetzt, dann heißt das doch für die Mitarbeitenden: Hier nimmt man es nicht so ernst, es wird viel angekündigt, aber dann doch nicht umgesetzt. Greift der Arbeitgeber jedoch durch, merken die Mitarbeitenden: Der Arbeitgeber meint es ernst, das ist ihm wichtig – so wichtig, dass es den Job kosten kann. Die Arbeitgeber müssen sich einfach klar machen: Wenn sie ein Verhalten, wie Zuspätkommen, oder Verstöße gegen ein Rauchverbot hinnehmen (auch wenn sie sich eigentlich ärgern), signalisieren sie damit, dass es geduldet wird. Das ist ein klares, auch rechtlich relevantes Verhalten. Dann kann man aber nicht nach jahrelanger Duldung plötzlich kündigen.
Was sind also konkret die Maßnahmen, die Sie vorschlagen würden?
ESB: Erstens: Prüfen, welches Verhalten tatsächlich stört, weil es zum Beispiel hohe Kosten verursacht. Zweitens: Prüfen, ob von Arbeitgeberseite die Kapazität da ist, eine Zeitlang zur Durchsetzung veränderter Regelungen die Mitarbeitenden zu kontrollieren. Hier müssen die Vorgesetzten unbedingt mit ins Boot. Sie sind es ja, die das Verhalten als erste und oft als einzige mitbekommen. Drittens: eine klare Regelung aufstellen, wie das gewünschte Verhalten auszusehen hat, und diese auch allen bekannt machen. Viertens: diese Regelung mit Ermahnungen und dann Abmahnungen durchsetzen.
Gibt es typische Bereiche, wo sich dieses Vorgehen empfiehlt?
ESB: Eigentlich alles, was das Verhalten der Mitarbeitenden bei der Arbeit betrifft: Pünktlichkeit, Handynutzung, Verhalten bei der Arbeit, wie zum Beispiel das Tragen von Schutzausrüstung, Einhalten von Arbeitsabläufen, Bedienung von Geräten, Meldepflichten und Verhalten bei Krankheit – in all diesen Bereichen kann der Arbeitgeber einseitig Vorgaben machen.
Könnte man auch andere, einfachere Maßnahmen wie Gehaltskürzung oder Streichung von Urlaubstagen als Sanktion anwenden?
ESB: Das klingt natürlich erst mal elegant, würde man sich doch den mühsamen Weg über betriebliche Regelungen, Kontrollen und Abmahnungen sparen. Aber das ist nicht zulässig. Das Instrument des Arbeitgebers, um auf Fehlverhalten zu reagieren, ist rechtlich die Abmahnung und dann die Kündigung. Andere Sanktionen oder „Erziehungsmaßnahmen“ sieht das Arbeitsrecht nicht vor. Natürlich kann man auch gewünschtes Verhalten mit Prämien belohnen, aber ein rechtssicheres und wirksames Prämiensystem aufzustellen, was einen steuernden Einfluss auf Mitarbeitende hat, ist deutlich komplizierter als der hier beschriebene Weg.
Was muss man bei Abmahnungen beachten?
MW: Die Abmahnung hat drei Funktionen – zu diesen Themen muss sich jeweils etwas in der Abmahnung finden, sonst ist es rechtlich keine wirksame Abmahnung: Erstens die Hinweisfunktion, also was konkret wird dem Mitarbeitenden vorgeworfen? Hier reicht nicht ein allgemeiner Satz wie „Ihr Verhalten am Dienstag“ oder „Ihr ständiges Zuspätkommen“, sondern es muss genau beschrieben werden, was passiert ist, also „Am Dienstag, 13. Januar 2026, sind Sie erst um 8:25 Uhr zur Arbeit gekommen, Ihr Arbeitsbeginn war um 7:45 Uhr“. Zweitens die Ermahnungsfunktion, also was genau soll der Mitarbeitende machen? Das gewünschte Verhalten ist zu beschreiben, also zum Beispiel „Sie haben pünktlich zum Schichtbeginn um 7:45 Uhr am Arbeitsplatz zu sein“. Und drittens die Warnfunktion, hier muss konkret die Kündigung angedroht werden; eine Drohung mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen reicht nicht. Je nach Schwere des Fehlverhaltens und zeitlichem Abstand können ein bis drei Abmahnungen ausreichen, um dann beim nächsten Vorfall zu kündigen. ESB: Was unbedingt zu beachten ist: Wenn eine Abmahnung ausgesprochen wird, ist dieses konkrete Fehlverhalten – also zum Beispiel eine Verspätung am Dienstag – arbeitsrechtlich damit endgültig geahndet und sozusagen „verbraucht“. Das heißt, man kann nicht wegen desselben Fehlverhaltens, also wegen dieses Zuspätkommens am Dienstag, gleichzeitig kündigen. Erhält die Mitarbeitende die Abmahnung noch am Dienstag und kommt dann am Mittwoch gleich wieder zu spät, könnte man hier entweder direkt erneut abmahnen, oder vielleicht sogar schon kündigen. Es lohnt sich also für den Arbeitgeber, hier schnell und zeitnah auf Fehlverhalten zu reagieren. Entweder die Mitarbeitenden ändern das Verhalten, was ja eigentlich das Ziel ist, oder man kann sich dann durchaus mal trennen – auch ohne große Abfindungen. Das ist dann auch ein Signal an die vielen regeltreuen und zuverlässigen Mitarbeitenden, dass es eben nicht egal ist, wie man sich verhält. Die Mühe einer sorgfältigen und konsequente (Personal-)Arbeit im Vorfeld kann sich also durchaus lohnen.